Cách làm giảm dung lượng, tăng tốc xử lý file excel đơn giản nhanh chóng (Update mới nhất)

Chào các bạn. Hôm nay Couscousagency sẽ giới thiệu đến bạn bài viết Cách làm giảm dung lượng, tăng tốc xử lý file excel đơn giản nhanh chóng.

File excel nặng thường gây khó khăn trong việc xử lý và biên tập dữ liệu. Vậy làm cách nào để giảm dung lượng loại file này trên máy tính. Tìm hiểu bài viết dưới đây để biết cách thực hiện nhé!

Nguyên nhân khiến file excel nặng, tốc độ xử lý kém:

– File excel chứa hành ảnh có độ phân giải cao hoặc có nhiều công thức phức tạp đều là những nguyên nhân khiến file excel xử lý chậm.

– Việc áp dụng quá nhiều định dạng khác nhau cũng gây ra lỗi file excel.

– Các ô bảng không sử dụng nhưng đã được định dạng gây ra lỗi file xử lý chậm.

1Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân

Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… (mở) rồi chọn file cần thao tác.

Mở ứng dụng Excel

Bước 2: Để lưu file mới, bạn nhấp chuột vào File.

Nhấp chuột vào file

Bước 3: Chọn Save As… (lưu dưới dạng…).

Chọn Save As...

Bước 4: Tiếp tục, bạn gõ tên tập tin mới vào hộp thoại.

Gõ tên tập tin mới vào hộp thoại

Bước 5: Sau đó, nhấp vào trình đơn thả xuống nằm ở mục “File Format” (định dạng tập tin).

Chọn File Format

Bước 6: Chọn định dạng Excel Binary Workbook (tập tin nhị phân) nằm bên dưới hạng mục “Specialty Formats“. Tập tin được lưu dưới định dạng này có dung lượng nhỏ hơn nhiều so với file có đuôi .xls tiêu chuẩn.

Chọn định dạng Excel Binary Workbook

Bước 7: Cuối cùng, nhấp vào nút Save. File Exel nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính.

Nhấn chọn nút Save

2Loại bỏ định dạng khỏi các hàng và cột trống

Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi chọn file cần thao tác.

Vào File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác

Bước 2: Chọn tất cả hàng trống. Hãy nhấp chuột vào số thứ tự của hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+↓ (Windows) hay ⌘+⇧ Shift+↓ (MacBook).

Giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+↓

Phím điều hướng thường nằm ở góc dưới, bên phải đối với hầu hết các loại bàn phím.

Bước 3: Tiếp tục, hãy nhấp chuột vào tab Home (Windows) hoặc tab Edit (Mac) nằm trong thanh menu.

Nhấp vào tab Home

Bước 4: Nhấp vào nút Clear (xóa).

Nhấp vào nút Clear

Bước 5: Để hoàn tất, bạn chọn Clear All (xóa hết) đối với hệ điều hành Windows hay Format (định dạng) đối với hệ điều hành Mac. Thao tác này sẽ xóa các định dạng không cần thiết khỏi những ô không dùng đến.

Nhấn nút Clear All

Bước 6: Chọn tất cả các cột trống. Hãy nhấp chuột vào chữ cái quy định hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+→ (Windows) hoặc ⌘+⇧ Shift+→ (Mac).

Giữ tổ hợp phím Ctrl+⇧ Shift+→

Phím điều hướng thường nằm ở góc dưới, bên phải đối với hầu hết các loại bàn phím.

Bước 7: Tiếp tục, bạn nhấp chuột vào tab Home (Windows) hoặc tab Edit (Mac) nằm trong thanh menu.

Nhấn vào tab Home

Bước 8: Nhấp vào nút Clear (xóa).

Nhấp vào nút Clear

Bước 9: Cuối cùng, nhấp chuột vào Clear All (Windows) hay Format (Mac). Thao tác này sẽ xóa các định dạng không cần thiết khỏi những ô không dùng đến.

Nhấn chuột vào Clear All

3Loại bỏ định dạng có điều kiện

Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi chọn file cần thao tác.

Mở file Excel

Bước 2: Nhấp vào tab Home nằm phía trên màn hình.

Nhấn vào tab Home

Bước 3: Bạn nhấp tiếp vào nút Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) nằm trong phần “Styles” (mẫu) trên bảng điều khiển.

Nhấp tiếp vào nút Conditional Formatting

Bước 4: Chọn tiếp tùy chọn Clear Rules (xóa các quy tắc).

Chọn tiếp tùy chọn Clear Rules

Bước 5: Cuối cùng, bạn nhấp chuột vào Clear Rules from Entire Sheet (xóa quy tắc trong tất cả sheet).

Nhấp chuột vào Clear Rules from Entire Sheet

4Loại bỏ định dạng khỏi ô trống trên Mac

Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi chọn file cần thao tác.

Mở file Excel

Bước 2: Nhấp chuột vào tab Edit nằm phía trên màn hình.

Nhấn vào tab Edit

Bước 3: Chọn tùy chọn Find (tìm kiếm).

Chọn tùy chọn Find

Bước 4: Nhấp tiếp vào Go To….

Nhấn tiếp vào Go to

Bước 5: Tiếp theo, nhấp chuột vào Special….

Nhấp chuột vào Special

Bước 6: Nhấp vào nút chọn Blanks.

Nhấp vào nút chọn Blanks

Bước 7: Sau đó, bạn nhấp OK. Toàn bộ ô trống trong dữ liệu sẽ được tô sáng.

 Nhấp OK.

Bước 8: Tiếp tục, nhấp chuột vào phần Edit trong thanh menu.

Nhấp chuột vào phần Edit trong thanh menu

Bước 9: Nhấp vào nút Clear.

Nhấp vào nút Clear

Bước 10: Cuối cùng, nhấp vào Format để hoàn thành.

Nhấp vào Format để hoàn thành

5Nén dung lượng hình ảnh

Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open… rồi chọn file cần thao tác.

Mở file Excel lên

Bước 2: Mở hộp thoại Compression (nén dữ liệu) lên bằng cách: trên hệ điều hành Windows, nhấp chuột vào hình ảnh trong file Exel hiện hành, sau đó, nhấp vào tab Format rồi chọn tùy chọn Compress (nén) trong thanh công cụ.

Nhấn vào tab Format rồi chọn tùy chọn Compress
Trên hệ điều hành Mac, bạn nhấp vào File rồi chọn Reduce File Size… (giảm kích thước tập tin).

Bước 3: Sau đó, nhấp chuột vào trình đơn thả xuống bên cạnh mục Picture Quality (chất lượng hình ảnh).

Nhấp chuột vào trình đơn thả xuống bên cạnh mục

Bước 4: Hãy chọn độ phân giải hình ảnh thấp hơn.

Chọn độ phân giải hình ảnh thấp hơn

Bước 5: Đừng quên tích vào ô Delete cropped areas of pictures (xóa những vùng ảnh bị cắt xén).

Tích vào ô

Bước 6: Tiếp tục, nhấp chuột vào All pictures in this file (tất cả hình ảnh trong tệp hiện hành).

Nhấp chuột vào All pictures in this file

Bước 7: Cuối cùng, bạn nhấp OK. Các hình ảnh cần thiết trong tập tin sẽ được nén lại, còn những hình ảnh không liên quan sẽ bị xóa.

Nhấp OK

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách giảm dung lượng tập tin file excel. Mong rằng bài viết dưới đây đưa ra hướng dẫn hữu ích để bạn dùng file excel hiệu quả hơn.

Nguồn : DienmayXanh

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *